***İhale Şartnamesinin Pdf olarak indirmek için tıklayınız    

İLAÇ BİLİNCİNİ GELİŞTİRME VE AKILCI İLAÇ DERNEĞİ

(İPEK) INTERAKTIF PSIKIYATRI EGITIM KONGRESI

İHALESİ ŞARTNAMESİ

1. Bu şartnamenin konusu İlaç Bilincini Geliştirme ve Akılcı İlaç Derneği’nin (“Dernek”) yönetim ve sorumluluğunda 2026 yılı Nisan ayı içerisinde Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti’nde düzenlenecek olan geleneksel hale gelmiş İPEK 2026 İnteraktif Psikiyatri Eğitim Kongresi (“KONGRE”) ile ilgili ihaledir. Aşağıda ayrıntıları belirtilen Kongre ile Dernek’in şartnamede belirttiği tüm etkinliklerin her türlü hazırlık, organizasyon ve uygulama safhaları işinin ihalesi bu şartname kapsamındadır. Bu şartnamede yer alan maddelerde tanımlanan işlerin yerine getirilmesinde Dernek Yönetim Kurulu yetkilidir. 

2. Dernek 4734 Kamu İhale Kanunu’na tabi olmayıp ihale yapıp yapmamakta, tekliflerin tamamını veya bir kısmını kabul edip etmemekte serbesttir.

3. Dernek ihaleyi herhangi bir aşamada sonlandırarak uygun gördüğü FİRMA ile sözleşme yapma hakkına sahiptir. Teklif veren istekliler, hiçbir hususta Dernek tarafından verilecek karara ve yapılacak uygulamalara itiraz edemedikleri gibi hiçbir hak da talep edemezler.

4. Tüm başvuru dosyaları Dernek tarafından ön değerlendirmeye tabi tutulur. FİRMA’nın 

5. Dernek uygun gördüğü teklif sahibi FİRMA(lar)’yı belirler ve FİRMA(lar)’ya bildirir.

6. Dosyalarda ilk önce şartname gereği bulunması zorunlu belgelerin varlığının tespiti yapılır. Belirtilen belgelerde herhangi bir eksikliğin tespiti halinde ihale komisyon kararı ile bu FİRMA ihaleden elenmiş sayılır.  

7. Bu şartnamede bu maddeden evvel ya da sonra geçen aşağıdaki kısaltmalar: 

“Dernek”, İlaç Bilincini Geliştirme ve Akılcı İlaç Derneği’ni 

“Dernek İktisadi İşletmesi” İlaç Bilincini Geliştirme ve Akılcı İlaç Derneği İktisadi İşletmesini

“İhale”, 1. maddede belirtilen iş için yapılacak ihaleyi,

“Kongre”, İPEK 2026 İnteraktif Psikiyatri Eğitim Kongresi,

“FİRMA”, ihale sonucu kongreyi düzenlemeye hak kazanan ya da bu ihaleye talip olacak firmaları,

“Sözleşme”, “Dernek” ile “FİRMA” arasında “Kongre” için yapılacak sözleşmeyi ifade eder. 

8. Dernek adına Dernek Başkanı, Genel Sekreteri ve Saymanı veya Dernek Yönetim Kurulu üyeleri birlikte imzalamak suretiyle, uygun görülen FİRMA ile sözleşme yapma, ileride ortaya çıkacak gelişmelere ve FİRMA’nın önerileri doğrultusunda Dernek Yönetim Kurulu kararı ile değişiklik yapma yetkisine sahiptir. 

9. İhaleye katılım için gerekli belge listesi aşağıda yer olmakta olup ilgili belgelerin başvuru sırasında ibraz edilmesi gerekmektedir:

   1. Dernek’in, Kongre İhalesi şartnamesinde bulunan tüm maddeleri değiştirmek/revize etmek ve Dernek’in ihaleyi dilediği FİRMA’ya vermek veya ihaleyi iptal etmekte serbest olduğunu kabul ettiğini belirtir, imza sirkülerinde belirtilen kişilerce imzalanmış ve üzerinde FİRMA kaşesi bulunan taahhütname ve/veya imzalı ihale şartnamesi,

   2. Vergi Levhası

   3. Firmanın geçerli A grubu seyahat acentesi belgesi (En az 5 yıllık),

   4. Firmanın TÜRSAB üyelik belgesi (En az 5 yıllık),

   5. FİRMA ile ilgili faaliyeti gösterir tanıtım evrakı,

10. İhaleye katılacak FİRMA’nın son iki yıl içinde ihaleye konu olan iş ile aynı büyüklükte bir benzerini düzenlemiş olması gerekmektedir. Konu olan işlere destekleyici belgenin dosyada yer alması zorunludur.

11. HİZMET ALIMI ve TEKNİK DETAYLARLA İLGİLİ MADDELER

IPEK INTERAKTIF PSIKAYTRI KONGRESI

Yer : 1. Alternatif: Concorde Luxury Resort & Casino & Convention & Spa K.K.T.C.

2. Alternatif: Kaya Artemis Resort & Casino K.K.T.C.

3. Alternatif: Limak Cyprus Deluxe Hotel K.K.T.C.

Oda Sayısı : 150-200 Oda Konaklama Hizmeti

Tarih : 2026 Yılı Nisan Ayı İçerisinde Belirlenecek 3 veya 4 gün

Kongrenin 2026 yılı içerisinde yukarıda belirtilen tarih aralığında kesintisiz olarak Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti’nde uluslararası misafir ağırlama niteliğini haiz muteber beş yıldızlı otellerden birinde gerçekleştirilmesi planlanmaktadır. Kongre 3 veya 4 gün sürecektir. FİRMA tarafından ibraz edilecek teklifte tercih edilen otel isminin belirtilmesi zorunludur.

1. Kongre katılımcılarının transfer – ulaşım ve konaklama ihtiyacı talep halinde FİRMA tarafından karşılanacaktır.

2. Kongreye sponsor bulunması, sponsorların yönetilmesi FİRMA’nın sorumluluğunda olacaktır

3. FİRMA, kongre ve biletlemenin maddi ve organizasyonel sorumluluğunun tamamını üstlenecektir. Kongre’nin gerçekleştirilmesine ilişkin olarak Dernek’in hiçbir maddi taahhüdü ve sorumluluğu bulunmayacaktır. Dernek, Kongre faaliyetinden kar elde edilmesine karışmayacak ve kar elde edilmesi halinde FİRMA’dan bir bedel talep etmeyecektir. Kongre faaliyetlerinden zarar edilmesi halinde tüm sorumluluk FİRMA’ya ait olacak olup Dernek’ten hiçbir ücret talep edilmeyecektir.

4. Talep Edilen Dekorasyon Hizmetleri:

-Sahne Backdrop, Podyum ve Halı Kaplama, Podyum Led Altı, Karşılama Masası, Karşılama Masası için Backdrop, Kürsü, Plazma Cover, Poster Panosu, Yönlendirme, Teknik Masa, Dijital Head Table, Program Panosu

5. Talep Edilen Teknik Hizmetler:

Led Ekran, Led Processor, WMİX sistem, Switcher, Plazma Ekran, Timer, Monitor, Laptop, Master Cue, Hoparlor Ses Sistemi, Headset Telsiz Mikrofon, El Telsiz Mikrofonu, Delege Mikrofonu, Kürsü Mikrofonu, Teknisyen

6. Tüm Montaj, Demontaj ve Nakliye Masrafları

12. 1. ve 11. maddelerde belirtilen işin yürütülmesinden elde edilecek tüm gelirler FİRMA’ya kalacak, FİRMA bu işi almak karşılığında Dernek’e teklifinde sunulan bedelde bağışta bulunacaktır. Her türlü vergi, resim ve harçlar şartnamede belirtildiği gibi FİRMA’ya aittir. Dernek’in Kongre organizasyonu kapsamında elde edilecek kardan herhangi bir beklentisi bulunmadığı gibi maddi olarak herhangi bir şekilde sorumluluğu da bulunmamaktadır Kongre kapsamında Dernek  sadece bilimsel olarak destek ve yönetimi sağlayacak, organizasyonel olarak tüm sorumluluk FİRMA’da olacaktır.

13. İhaleye katılacaklar şartnameyi okuduklarını ve içeriğini kabul ettiklerini, şartnamede belirtilen şart ve koşulları kabul ettiklerini, her türlü bilgiye sahip olduklarını, bilahare Dernek’ten bunlardan kaynaklı herhangi bir talepte bulunmayacaklarını ve bu şartlarla ihaleye katılacaklarını peşinen kabul ve taahhüt etmişlerdir.

14. İhalenin tevdi edileceği FİRMA, teklif mektubu içerisinde yapılan bağış miktarı, FİRMA’nın organizasyonun ve ihalenin gerektirdiği şartları karşılama kapasitesi, teknik ve idari potansiyeline bağlı olarak Dernek Yönetim Kurulu tarafından seçilecektir.

15. İhale kararının onaylanmasına dair Yönetim Kurulu kararı, onaylandığı günden itibaren en geç yedi iş günü içerisinde üzerine ihale yapılana veya vekiline elden imzası alınmak suretiyle ya da iadeli taahhütlü mektup ile bildirilir. İhale kararının iptali halinde de durum istekliye aynı usulle bildirilir.

16. İPEK 2026 İnteraktif Psikiyatri Eğitim Kongresi İhalesine Katılım için en geç  27/09/2025 tarihi mesai bitimine kadar FİRMA tarafından hazırlanacak teklifin kapalı zarf içerisinde elden veya kargo yoluyla Beytepe Mahallesi 1814.Sokak No:33 Çankaya/ANKARA adresine gönderilmesi, anılı tarihten sonra gönderilecek tekliflerin dikkate alınmayacağı ilan olunur.

İlaç Bilincini Geliştirme ve Akılcı İlaç Derneği

YÖNETİM KURULU